คงจะดีไม่น้อยถ้ามีโปรแกรมดีๆ มาช่วยจัดระเบียบเอกสารที่มีจำนวนมากๆ และสร้างความยุ่งยากในการบริหารงานให้กับองค์กร รวมถึงอาจต้องหาบุคลากรมาช่วยเป็นจำนวนมากๆ โปรแกรมBlueDMSอาจช่วยให้ปัญหานั้นน้อยลงหรือหมดลงได้
น.ส.นิธินันท์ คฤหวาณิช Chief Strategy Officer BlueSeas Enterprise Co., Ltd. เปิดเผยถึงซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสารครบวงจร(BlueDMS) ที่เป็นนวัตกรรมใหม่ล่าสุด จาก บลูซี เอ็นเตอร์ไพรส์ จำกัด ที่จะเข้ามาช่วยบริหารจัดการเอกสารทั้งในรูปแบบของภาครัฐและภาพเอกชน เพื่อให้การทำงานสะดวกขึ้น ว่า “ ซอฟต์แวร์ BlueDMS เป็นซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสารครบวงจร และมีโครงสร้างการออกแบบให้รองรับการใช้งานทั้งองค์กร ขนาดเล็ก ขนาดกลาง ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ ที่มีโครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อน และมีจำนวนผู้ใช้งานจำนวนมาก นอกจากนี้ยังรองรับการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลและการใช้งานได้ตามความต้องการของแต่ละองค์กรอย่างหลากหลายการนำ BlueDMS ไปใช้งานจะช่วยให้ การบริหารจัดการเอกสารสมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น เพื่อก้าวเข้าสู่ยุค Digital transformation ที่สมบูรณ์แบบและมีประสิทธิภาพ
BlueDMS ช่วยในการเก็บเอกสาร และไฟล์ดิจิตอลชนิดต่างๆ ภายในองค์กร ให้เป็นระบบ ระเบียบ มีมาตรฐาน และตรวจสอบได้ สามารถกำหนดสิทธิ์ การเข้าถึงข้อมูลได้อย่างหลากหลาย สร้าง Meta Data หรือ คำค้นเฉพาะในการค้นหา การสืบค้นข้อมูลรวดเร็ว ลดค่าใช้จ่ายพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร และ ค่าใช้จ่ายในการทำลายเอกสารเมื่อไม่ใช้งาน
All-In-One Document Management เพื่อให้การจัดการด้านเอกสารหรือไฟล์ดิจิทัลในองค์กรปลอดภัยและคล่องตัวในทุกขั้นตอน รองรับการเชื่อมต่อและพัฒนาเพิ่มเติมได้อย่างมืออาชีพ เชื่อมต่อเพื่อจัดเก็บเอกสารจากระบบงานอื่นๆ ด้วย API / รองรับการพัฒนาแบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ของหน่วยงานหรือองค์กรเพิ่มเติม ทั้งในรูปแบบ Static และ Dynamic ที่จะเข้ามาช่วยในเรื่องของการค้นหาเอกสารเจอโดยไม่ต้องถามใครทำงานต่อได้อย่างไหลลื่น ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและทำลายเอกสาร ช่วยลดความเสี่ยงเรื่องเอกสารสำคัญสูญหายหรือถูกจารกรรมข้อมูล ช่วยจัดเก็บเอกสารไว้เป็นฐานข้อมูลและองค์ความรู้องค์กร ค้นหาตำแหน่งไฟล์เอกสารจริงได้จากในระบบทันทีผ่าน QR Code Link และสร้างความสะดวกสบาย จัดการข้อมูลได้จากทุกที่ผ่านมือถือและแท็บเล็ต
อย่างไรก็ตาม ด้วยการใช้งานระบบ BlueDMS ผู้ปฏิบัติงานสามารถใช้อุปกรณ์ผ่านทางคอมพิวเตอร์ทั้งระบบปฏิบัติการ Windows และ MacOS รวมถึงอุปกรณ์มือถือและแท็บเล็ต ทั้งระบบ iOS และ Android ทุกขนาดหน้าจอ ซึ่งมีการวางแผนมาอย่างดี ทําให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าถึงได้ง่าย สะดวก และปลอดภัย
เราออกแบบระบบโดยยึดผู้ใช้เป็นศูนย์กลางเพื่อส่งมอบประสบการณ์การใช้งานที่ดีที่สุด ใช้งานง่าย ปลอดภัย เป็นหมวดหมู่ ค้นหาอะไรก็เจอ
นอกจากนี้ บลูซี เอ็นเตอร์ไพรส์ ยังนำนวัตกรรม Data Centralization จัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเอกสารให้องค์กร จัดการข้อมูลได้อย่างเป็นระบบด้วยการมีศูนย์กลางจัดเก็บข้อมูลที่สะดวกต่อการค้นหา ส่งต่อข้อมูลภายในองค์กรอย่างลื่นไหล และรวดเร็ว พร้อมการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญมีระบบมีมาตรฐานความปลอดภัยสูงสุดของเอกสาร ด้วยการจำกัดการเข้าถึงสิทธิ์ในการสืบค้นเอกสาร โครงสร้างการออกแบบของ BlueDMS ที่รองรับการ Customization สำหรับ Form เอกสารและ Flow การทำงานที่หลากหลายนั้น ขั้นตอนการอนุมัติ หรือการลงลายมือชื่อด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ BlueDMS ก็ยังออกแบบเพื่อให้รองรับไว้ด้วยเช่นกัน โดย-Web-based Application เข้าใช้งานได้ง่ายๆ จากอุปกรณ์ที่หลากหลายเพียงแค่เปิด Browser จากอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และโทรศัพท์มือถือ-Modern Tech Stack ออกแบบและพัฒนาด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่ รองรับการขยายโครงสร้างและการทำงานกับข้อมูลที่มีปริมาณมาก และมีความปลอดภัยสูง -Secure and Customizable Access Restrictions ชุดข้อมูลที่มีความสำคัญ สามารถบริหารจัดการสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ยืดหยุ่น และตรวจสอบได้-Centralize Control การบริหารจัดการจากผู้ดูแลระบบส่วนกลางผ่าน Web Admin GUI ช่วยให้ดำเนินการด้านเอกสารและไฟล์ดิจิทัลขององค์กรได้ มีความปลอดภัย และมีประสิทธิภาพเหมาะสมกับแต่ละองค์กร-QR Code gen Link Generate QR Code หรือ Bar Code เพื่อลิงก์กับข้อมูลเอกสารกระดาษ ป้องกันการสูญหาย และทราบตำแหน่งจัดเก็บเอกสารนั้นๆ-Openness API มี API ที่เปิดให้สามารถเชื่อมต่อกับระบบงานอื่นๆ ของหน่วยงานได้-Complex Organization Structure รองรับโครงสร้างที่ซับซ้อนของหน่วยงาน และจัดการบริหารการจัดเก็บเอกสารและไฟล์ดิจิทัลได้อย่างเป็นระบบ-Capable for Numerous Users รองรับปริมาณผู้ใช้งานในระบบได้เป็นจำนวนมาก ระดับ 10,000 ผู้ใช้งานขึ้นไปและออกแบบมาให้รองรับการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลในปริมาณมากอย่างมีประสิทธิภาพ
รวมถึงBlueDMS ยังชาญฉลาดด้วยการนำเทคโนโลยี AI ตรวจสอบความผิดพลาดของข้อมูลที่นำมาจัดเก็บ ทั้งจากกระบวนการ OCR (Optical Character Recognition) ที่สามารถสกัดข้อความสำคัญจากเอกสารกระดาษให้ออกมาในรูปแบบเอกสาร Digital ได้อย่างแม่นยำ และรองรับการนำเข้าข้อมูลแบบ Manual Key-in ผ่าน Platform ที่ออกแบบมาเพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นการช่วยลดข้อผิดพลาดของการนำเข้าข้อมูล และลดระยะเวลาในการตรวจสอบเอกสารได้เป็นอย่างมาก”
